Tomadores

A agenda de quem recebe as notas de cada cliente, com as retenções de ISS e de tributos federais de cada tomador.

Para: Escritório · Atualizado em 23/10/2026

Para que serve

Tomadores é a agenda de quem contrata e recebe as notas de um cliente — cada tomador pertence a um cliente. Além dos dados de contato, o cadastro diz se o tomador retém ISS e em que categoria de retenções federais ele se encaixa. O motor de tributação usa essas informações para calcular as retenções da nota.

A tela trabalha com um cliente por vez. Se nenhum estiver escolhido, aparece "Selecione um cliente no filtro do topo da página para ver e cadastrar tomadores." Veja Filtro de cliente.

Passo a passo

Encontrar um tomador

No menu, abra Cadastros → Tomadores (com o cliente escolhido).
Digite em Buscar parte do nome ou do CPF/CNPJ.
Marque Mostrar inativos para ver também os desativados.
Se houver muitos, clique em Carregar mais no fim da lista.

Na coluna do nome podem aparecer: "Substituto do ISS", "Retém federais (…)" e, em laranja, Revise as retenções — aviso para tomadores com CNPJ que ainda estão como "não retém" e têm notas recentes. Abra e confira a categoria.

Cadastrar um tomador

Clique em + Novo tomador.
Escolha o Tipo de documento: CNPJ, CPF, Exterior ou Não informado.
Digite o documento. Com um CNPJ válido, o sistema busca na Receita Federal e preenche nome, endereço e, se vazios, e-mail e telefone. Confira.
Preencha nome, inscrição municipal, e-mail e telefone conforme o caso.
Marque Informar endereço se quiser guardar o endereço (o CEP preenche o resto).
Em Retenções deste tomador, confira Retém ISS (substituto tributário) e Retenções federais (veja abaixo).
Clique em Cadastrar tomador (na edição, Salvar alterações). Aparece "Tomador cadastrado."

Editar, desativar e reativar

Na linha do tomador: Editar, Desativar (ele deixa de aparecer nas buscas da emissão; as notas antigas não mudam) ou Reativar. O tipo e o número do documento não podem ser alterados na edição.

Retenções deste tomador

Retém ISS (substituto tributário). Marque só quando a lei do município de incidência do ISS designa este tomador como responsável por reter o ISS (ISS retido). A retenção só vale quando o município do substituto é o mesmo município de incidência da nota (LC 116/2003, art. 6º). No campo que aparece, informe o código IBGE do município desse município — vazio usa o município do endereço do tomador.

Para tomador com CNPJ aparece um quadro azul com a Sugestão do ADN para o município deste tomador: o que o município parametrizou no ADN (retenção do art. 6º, retenções municipais que incluem serviços do seu cliente, regimes especiais). É só sugestão, não normativa: nada é marcado sozinho. Confira a lei municipal.

Há ainda casos em que o motor considera o ISS retido mesmo sem esta marcação: em alguns subitens da LC 116 (art. 6º, § 2º, II) o tomador pessoa jurídica é responsável pela lei nacional. Essa regra vem direto da LC 116 (premissa P9, revisada em 23/10/2026) — veja Premissas fiscais.

Retenções federais. Diz se e como o tomador retém retenções federais:

Opção	Quando usar
Não retém	Pessoa física, ou empresa que não retém.
PJ (retém IRRF/CSRF/INSS conforme o serviço)	Pessoa jurídica comum.
PJ do Simples (retém IRRF, não retém CSRF)	Tomador optante do Simples Nacional.
Órgão público federal	União, autarquias e fundações federais.
Estado, DF ou município	Órgãos estaduais, distritais e municipais.

A categoria é sugerida pelo tipo de documento (CNPJ → PJ; demais → Não retém) e aparece "Sugestão pelo tipo de documento — confira." Ajuste quando necessário.

Importante:

A retenção só acontece quando o serviço está sujeito à retenção (cadastro do serviço) e o tomador retém. Um tomador "PJ" não gera IRRF num serviço que não tem IRRF.
Tomador sem CNPJ (pessoa física, exterior ou não informado) nunca retém tributos federais: o motor ignora a opção.
Se o seu cliente (o prestador) é do Simples ou MEI, não há IRRF nem CSRF; se é MEI ou pessoa física, a nota não leva tributos federais.
Para Órgão público federal, as retenções da IN RFB 1.234/2012 dependem da Natureza para órgão federal escolhida no cadastro do serviço (seção Avançado); sem ela, a emissão fica pendente até você informar a natureza ou as retenções na nota. Para Estado, DF ou município, informe as retenções na nota.
Se o tomador retém impostos por prática própria (por exemplo, IRRF de 1,5% num licenciamento que pela lei não teria retenção), use Retenções que este tomador faz, abaixo. Para um serviço específico, use uma regra serviço × tomador pela tela Regras por tomador.

Retenções que este tomador faz (tomador com CNPJ). Marque IRRF (com a alíquota), PIS/COFINS/CSLL retidos e INSS (com a alíquota) quando o tomador retém em todos os serviços que contrata de você. A exigência vence o padrão do serviço e perde para uma regra serviço×tomador. Na edição, o bloco mostra também as regras de serviço específico deste tomador, com link para editá-las. Tudo sobre o assunto em Retenções exigidas pelo tomador.

Na lista, o selo "retém: IRRF 1,50% · CSRF" mostra o que o tomador exige e "n regras" leva às regras dele; o filtro Com regras de retenção isola quem tem exigência ou regra.

Campos

Campo	O que significa
Tipo de documento	CNPJ, CPF, Exterior (identificação estrangeira) ou Não informado.
CNPJ / CPF / Identificação (exterior)	Documento do tomador. Não editável depois. Não aparece para "Não informado".
Inscrição municipal	Inscrição municipal do tomador, quando houver. Podem aparecer sugestões.
Nome / Razão social	Nome que sai na nota.
E-mail	Para onde a nota é enviada automaticamente, se o cliente tiver o envio ligado.
Telefone	Opcional.
Informar endereço	Liga os campos de endereço: CEP, logradouro, número, complemento, bairro, Município (IBGE), UF e País (ISO).
Retém ISS (substituto tributário)	Tomador designado pela lei municipal para reter o ISS.
IBGE do município	Município cuja lei designa o substituto. Vazio = o do endereço.
Retenções federais	Categoria do tomador (tabela acima).
Retenções que este tomador faz	IRRF, PIS/COFINS/CSLL e INSS que o tomador exige em todos os serviços (só CNPJ).
Inscrição estadual (opcional)	Até 20 caracteres.
Código do integrador (opcional)	Código do tomador no sistema de quem integra pela API.
Observações	Notas internas, até 1000 caracteres.

Quem pode

Ver: quem lê cadastros. Criar, editar, desativar e reativar: quem pode alterar cadastros.

Erros comuns e como resolver

"Já existe um tomador com este documento para este cliente." Procure-o (marque Mostrar inativos, ele pode estar desativado) e edite ou reative.
"CNPJ inválido" / "CPF inválido". Confira os dígitos.
"Código IBGE do município do substituto inválido (7 dígitos)". Informe o código IBGE com 7 dígitos ou deixe vazio.
A nota não reteve o ISS, mas o tomador é substituto. Confira se o município do substituto é o mesmo município de incidência da nota e se o serviço não está como "Nunca retido".
A nota não reteve IRRF. Confira se o serviço está sujeito ao IRRF, se a categoria do tomador retém, se o prestador não é do Simples ou MEI e se o IRRF não ficou em até R$ 10,00 (dispensa). Veja Motor de tributação.

Veja também

Termos usados

Tomador: Quem contrata e recebe o serviço — a pessoa ou empresa para quem a nota é emitida.
Cliente (do escritório): Empresa ou profissional que emite notas pelo sistema — o prestador do serviço.
Inscrição municipal: Número do cadastro do prestador na prefeitura do município onde está estabelecido.
ISS retido: Quando o tomador desconta o ISS do pagamento e recolhe ele mesmo à prefeitura.
Município de incidência: Município que tem o direito de cobrar o ISS daquela nota.
LC 116/2003: Lei Complementar que define o ISS e traz a lista nacional de serviços (itens e subitens).
Retenções federais: Tributos federais que o tomador pessoa jurídica desconta do pagamento: IRRF, CSRF (PIS/COFINS/CSLL) e INSS.
IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte: parte do IR descontada pelo tomador PJ no pagamento.
Simples Nacional: Regime simplificado para micro e pequenas empresas (LC 123/2006), com recolhimento unificado.
MEI: Microempreendedor Individual: categoria do Simples Nacional com tributos fixos mensais.
IN RFB 1.234/2012: Norma da Receita Federal sobre as retenções feitas por órgãos públicos federais ao pagar serviços.
ADN: Ambiente de Dados Nacional: base oficial que distribui as notas e os parâmetros dos municípios.
Regra serviço × tomador: Ajuste da tributação de um serviço quando ele é prestado a um tomador específico.
Motor de tributação: Parte do sistema que calcula ISS, retenções e IBS/CBS de cada nota a partir dos cadastros.
Código IBGE do município: Código de 7 dígitos que identifica cada município brasileiro na NFS-e.
Premissa fiscal: Regra adotada pelo sistema por prática de mercado, ainda sem revisão de contador.

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