Retenções exigidas pelo tomador

Para que serve

Alguns tomadores retêm impostos por prática própria, mesmo quando a lei não exigiria. O exemplo mais comum: uma empresa que retém IRRF de 1,5% no licenciamento de software (subitem 01.05), que pela lei não teria retenção. Para a nota sair com o valor que o tomador vai pagar, é preciso dizer ao motor de tributação o que aquele tomador retém.

Há duas formas, e a escolha depende de onde a prática vale:

O que prevalece

Para cada imposto, vale o primeiro nível que o define, nesta ordem:

1. A própria nota (um ajuste feito na tela de emissão).
2. A regra do par serviço×tomador.
3. A exigência do tomador (todos os serviços).
4. O cadastro do serviço.
5. A categoria do tomador, o regime do cliente e a lei.

A exigência do tomador vence o padrão do serviço porque é a prática real de quem paga a nota. E a regra de um serviço específico vence a exigência do tomador porque é mais específica: se o tomador retém 1,5% em tudo, mas 1,0% naquele contrato, vale 1,0% para aquele serviço e 1,5% para os demais.

As exceções da lei continuam valendo: Simples Nacional e MEI como prestador não sofrem IRRF nem CSRF, tomador pessoa física não retém tributos federais, e retenção de até R$ 10,00 é dispensada. Quando a exigência do tomador esbarra numa dessas regras, a nota não aplica a retenção e o motor mostra um aviso explicando o motivo (por exemplo, "o tomador exige IRRF, mas o prestador é do Simples: IN SRF 765/2007 dispensa").

Por que não colocar a exigência no cadastro do serviço

O cadastro do serviço vale para todos os tomadores. Se você coloca nele a exigência de um tomador, as notas dos outros tomadores passam a sair com retenção que ninguém exige, e o valor líquido fica errado. Por isso o serviço guarda só o que a lei pede para aquele serviço, e a prática de cada tomador fica no próprio tomador.

Passo a passo

Na emissão

1. Escolha o tomador (pessoa jurídica). Abaixo dele aparece Este tomador retém impostos?.
2. Escolha se vale só para este serviço ou para todos os serviços do tomador.
3. Marque o que ele retém: IRRF (com a alíquota), PIS/COFINS/CSLL retidos e INSS (com a alíquota).
4. Clique em Salvar. A prévia é recalculada e a tela mostra o efeito no valor líquido.

Quando o motor sugere uma retenção que o serviço não tem (aviso de retenção sugerida), além de Aplicar sugestão nesta nota há Salvar como regra deste tomador, que grava a sugestão como regra ou exigência em vez de valer só nesta nota.

Achar e conferir depois

• Cadastros → Regras por tomador lista todas as exigências e regras do cliente, com filtros por tomador, serviço e tributo. Cada linha mostra o tomador, o serviço (ou "Todos os serviços"), o que retém, desde quando vale e quem criou.
• Na lista de Tomadores, o selo "retém: IRRF 1,50% · CSRF" e "n regras" mostram quem tem retenção; o filtro Com regras de retenção isola esses tomadores.
• Na lista de Serviços, o selo "n regras por tomador" leva à tela filtrada pelo serviço.
• Na emissão, a linha Retenção aplicada por diz se veio de uma regra ou da exigência do tomador, e o link ver regra abre a tela. O mesmo aparece no detalhe da nota.

Editar ou excluir

Em Regras por tomador, use Editar para mudar o que o tomador retém ou Excluir para remover (o sistema pede confirmação). Excluir a exigência volta a valer o padrão do serviço; as notas já emitidas não mudam.

Quem pode

Ver a tela e a origem das retenções: quem lê cadastros. Criar, editar e excluir: quem pode alterar cadastros.

Erros comuns e como resolver

• A retenção não apareceu na nota. Confira se o prestador é do Simples ou MEI, se o tomador é pessoa jurídica e se o valor não ficou em até R$ 10,00. O aviso na prévia diz qual caso é.
• "Só tomador pessoa jurídica (CNPJ) pode ter exigência de retenção federal." Tomador pessoa física, exterior ou sem documento não retém tributos federais.
• O valor está diferente do que o tomador paga. Veja a linha Retenção aplicada por na prévia: pode haver uma regra de serviço específica sobrepondo a exigência.

Veja também

• Tomadores
• Serviços
• Motor de tributação
• Premissas fiscais