Pessoas e acessos
Convide equipe, clientes do portal e contadores, defina papéis e clientes liberados, e suspenda, reative ou remova acessos.
Para que serve
Pessoas e acessos (menu Configurações) mostra todo mundo que tem acesso a esta conta e os convites que ainda não foram aceitos:
- Equipe: quem trabalha no painel do escritório, com um papel;
- Cliente (portal): clientes do escritório que acessam o portal do cliente;
- Contador: contadores externos, só leitura.
Cada linha é um vínculo da pessoa com esta conta. Mudar, suspender ou remover um acesso aqui não afeta as outras contas que a pessoa tenha.
Quem vê: Dono e Administrador. Quem altera (convidar, editar, suspender, remover): também Dono e Administrador. Só o Dono atribui o papel Dono ou altera outro Dono.
Passo a passo
Convidar uma pessoa
- Clique em + Convidar pessoa.
- Em Tipo de acesso, escolha Equipe, Cliente (portal) ou Contador.
- Preencha Nome e E-mail.
- Para Equipe, escolha o Papel. Abaixo aparece a descrição do que ele permite.
- Defina os clientes (veja a tabela de campos). O Dono sempre acessa todos os clientes, então o campo some para ele.
- Para Contador, marque se quer enviar o Fechamento (contabilidade) do mês anterior por e-mail e o Dia do envio (1 a 28).
- Clique em Enviar convite. A pessoa recebe um e-mail com o link, válido por 7 dias.
Se a pessoa já tem login no emissor (por outra conta), ela entra com o login dela para aceitar — não cria outra senha. A tela não revela se o e-mail já tem login.
Acompanhar convites pendentes
Os convites aparecem no quadro Convites pendentes, com o tipo, o papel, os clientes e a data em que expiram.
- Reenviar: manda um link novo. O link anterior deixa de funcionar e os 7 dias recomeçam.
- Cancelar: o link enviado deixa de funcionar.
Editar o acesso de alguém
- Na linha da pessoa, clique em Editar.
- Ajuste o Papel (equipe), os Clientes ou as Empresa(s) do cliente e, para contador, o envio do fechamento.
- Clique em Salvar.
Suspender, reativar ou remover
- Suspender: a pessoa sai desta conta na hora. Você pode reativar depois, com o mesmo acesso de antes.
- Reativar: devolve o acesso suspenso.
- Remover: o acesso acaba na hora. Para voltar, é preciso um novo convite.
O sistema pede confirmação antes de cada ação. Você não pode alterar o seu próprio acesso.
Ver o histórico de um acesso
Clique em Histórico na linha da pessoa para ver quem criou, alterou, suspendeu ou reativou o acesso e quando. Clique em Ocultar para fechar.
Filtrar a lista
Use Tipo, Situação (Ativos, Suspensos, Convites pendentes) e Buscar (nome ou e-mail). A lista mostra 50 pessoas por página.
Campos
| Campo | O que significa |
|---|---|
| Tipo de acesso | Equipe, Cliente (portal) ou Contador. Só a equipe ocupa vaga de usuário do plano. |
| Nome / E-mail | Quem vai receber o convite. O e-mail é o login da pessoa. |
| Papel | Só para equipe. Define o que a pessoa pode fazer (veja abaixo). |
| Acesso aos clientes | Equipe: Todos os clientes (atuais e futuros) ou Somente os clientes selecionados (restrição por cliente). |
| Empresa(s) do cliente | Cliente do portal: as empresas que ele vai ver. Obrigatório escolher ao menos uma. |
| Clientes que o contador pode ver | Contador: todos ou só os selecionados. |
| Fechamento (contabilidade) / Dia do envio | Contador: envio automático do pacote do mês anterior por e-mail, no dia escolhido (1 a 28). |
| Situação | Ativo, Suspenso ou E-mail a confirmar. |
| MFA | Se a pessoa já ativou a verificação em dois fatores (MFA). |
| Último acesso | Última vez que a pessoa entrou nesta conta. |
Papéis da equipe
| Papel | O que pode fazer |
|---|---|
| Dono | Tudo na conta, inclusive tokens, pessoas, plano e exigir MFA. Sempre vê todos os clientes. |
| Administrador | Clientes, certificados, notas, notas recebidas, webhooks, tokens, auditoria, pessoas e contas a receber. Vê o plano. |
| Operador fiscal | Emitir e cancelar notas, ver notas recebidas, clientes e certificados, e trabalhar com contas a receber. |
| Integrador (API) | Pensado para integrações: emitir e consultar notas, ver notas recebidas, webhooks, tomadores e serviços. |
| Auditor (somente leitura) | Consultar notas, notas recebidas, clientes, certificados, contas a receber e auditoria. Não altera nada. |
A descrição exata de cada papel aparece no quadro O que cada papel e cada tipo pode fazer, no fim da tela. A conta também pode ter papéis próprios, que aparecem pelo nome.
Erros comuns e como resolver
| Mensagem ou situação | O que fazer |
|---|---|
| "Já existe um convite pendente para este e-mail nesta conta." | Clique em Reenviar na própria mensagem. Veja Convite pendente. |
| "Esta pessoa já tem acesso a esta conta" | Clique em Editar o acesso na mensagem (ou reative, se estiver suspensa). Veja Já tem acesso. |
| O cliente já usa o portal desta conta | A mensagem oferece adicionar as empresas ao acesso que ele já tem. |
| Limite do plano atingido | Convidar alguém da equipe ocupa uma vaga. Use Ver planos na mensagem ou remova acessos sem uso. Cliente e contador não contam. Veja Limite do plano. |
| "Escolha ao menos uma empresa para o acesso do cliente." | Marque pelo menos uma empresa. |
| "Selecione ao menos um cliente ou escolha Todos os clientes." | Marque clientes ou mude para Todos os clientes (atuais e futuros). |
| A operação deixaria a conta sem Dono | Promova outra pessoa a Dono antes. Veja Último owner. |
| Não aparecem os botões de editar | Você não tem permissão para alterar pessoas, é a sua própria linha, ou a pessoa é Dono e você não é. |
| Convite não chegou | Peça para olhar o spam e use Reenviar. |
Veja também
Termos usados
- Conta
- O espaço de um escritório ou empresa no sistema, com seus clientes, pessoas, plano e notas.
- Papel
- Conjunto de permissões de uma pessoa da equipe: Dono, Administrador, Operador fiscal, Integrador ou Auditor.
- Portal do cliente
- Área onde o cliente do escritório vê as próprias notas, pede notas e acompanha fechamentos.
- Vínculo
- Ligação de uma pessoa com uma conta, com um tipo: equipe, cliente (portal) ou contador.
- Restrição por cliente
- Limita o acesso de uma pessoa, contador ou token de API a alguns clientes da conta, em vez de todos.
- MFA
- Autenticação em dois fatores: além da senha, um código de 6 dígitos do aplicativo autenticador.
Mais em Conta, pessoas e segurança
- Entrar e recuperar a senhaComo entrar com e-mail e senha ou com o Google, informar o código do MFA e redefinir a senha esquecida.
- Criar contaComo criar uma conta grátis (com e-mail ou Google), confirmar o e-mail e criar outra conta com o mesmo login.
- Contas e vínculos (trocar de conta)Como um mesmo login acessa várias contas, como trocar de conta e abrir outra conta em nova aba.
- Aceitar um conviteComo aceitar o convite para entrar numa conta como equipe, cliente do portal ou contador — com senha nova, com o seu login atual ou com o Google.
- Segurança da conta (exigir MFA)Exija a verificação em dois fatores de todas as pessoas com acesso à conta e veja quantas ainda não ativaram.
- ContadoresDê ao contador externo acesso somente leitura aos clientes escolhidos e envie o fechamento do mês por e-mail, automático ou na hora.
- Segurança: senha, MFA e GoogleAltere a senha, ative ou desative a verificação em dois fatores (MFA) com um aplicativo autenticador e vincule ou desvincule o login com Google.
- NotificaçõesEscolha quais e-mails do sistema você quer receber; a escolha é só sua e vale em todas as suas contas.
- O filtro de cliente (topo da tela)Como funciona o filtro "Cliente:" do topo, em quais telas ele aparece, o atalho Ctrl+K e a diferença entre trocar de cliente e trocar de conta.
- Plano e usoSeu plano atual (mensal ou pré-pago por créditos), o teste grátis, a franquia de notas, a opção de excedente (ativar ou não), os CNPJs contratados, a previsão do mês e como contratar ou trocar de plano.
- AuditoriaA trilha de auditoria da conta, com os eventos registrados em páginas de 50 (quem fez, o quê e em qual registro).