Contas a receber

Para que serve

Contas a receber gera e acompanha as cobranças que o seu cliente faz aos tomadores dele: boleto, PIX ou cartão de crédito. As cobranças são feitas pelo Asaas, uma instituição de pagamentos. O dinheiro cai direto na conta Asaas do cliente, não passa pelo sistema nem pelo escritório.

Com a conta conectada, você pode:

• gerar a cobrança junto com a nota (uma por nota, manual ou automática);
• criar uma cobrança avulsa, antes da nota, e pedir para a nota ser emitida quando o pagamento for confirmado;
• acompanhar o que está a receber, vencido e recebido no mês;
• copiar o PIX copia e cola ou a linha digitável, abrir a fatura, atualizar a situação e cancelar.

Antes de começar: conectar a conta Asaas

Há duas formas de ligar a cobrança para um cliente.

Conectar a conta própria do cliente

1. Escolha o cliente no filtro Cliente do topo.
2. Abra a aba Configuração (se a cobrança ainda não estiver ativa, a tela já abre nela).
3. Em Chave de API do Asaas, cole a chave da conta do cliente (começa com $aact_).
4. Em Ambiente da chave, escolha Sandbox (testes) ou Produção, conforme a chave.
5. Preencha as preferências (veja a tabela de campos).
6. Clique em Conectar conta. A mensagem "Conta Asaas conectada." confirma.
7. Confira a linha Webhook: "registrado automaticamente" quer dizer que as baixas de pagamento chegam sozinhas. Se aparecer "pendente de cadastro manual", veja a seção sobre o webhook mais abaixo.

Subconta: o que você vê enquanto não está liberada

Cada subconta criada gera uma taxa de criação no Asaas para a plataforma, mesmo que a subconta nunca seja aprovada. Por isso a criação de subcontas vem desligada em todas as contas e é liberada caso a caso pela equipe da plataforma (Super Admin).

Enquanto não está liberada, a aba Configuração de um cliente sem conta conectada mostra só o quadro "Subconta Asaas: disponível sob solicitação à plataforma", com a orientação de conectar a conta Asaas própria do cliente. Não há botão para criar. Para pedir a liberação, fale com o suporte da plataforma.

Subconta: criar quando estiver liberada

Com a liberação, o quadro muda para "Cliente sem conta Asaas? Crie uma subconta", com um aviso amarelo sobre a taxa.

1. Confirme que o cliente vai mesmo usar a cobrança. Se ele já tem conta no Asaas, conecte a conta própria em vez de criar a subconta.
2. Confira se o cadastro do cliente tem endereço completo (a subconta usa razão social, CPF/CNPJ e endereço do cadastro).
3. Clique em Criar subconta e preencha o formulário.
4. Clique em Criar e conectar e confirme a janela que avisa sobre a taxa. A criação não pode ser desfeita.
5. Depois de criada, o Asaas pede o envio de documentos do cliente para liberar os recebimentos. Use Ver situação cadastral da conta para ver o que falta e os links enviar de cada documento.

Passo a passo

Gerar a cobrança de uma nota

1. Abra a nota autorizada em Detalhe da nota.
2. No quadro Cobrança do tomador, clique em Gerar boleto/PIX.
3. Quando a cobrança aparecer, use Abrir fatura, Copiar PIX ou Copiar linha digitável para enviar ao tomador.

Se em Configuração estiver marcado Gerar a cobrança automaticamente, a cobrança é criada sozinha a cada nota autorizada (emissão manual, em lote e automática) e o boleto/PIX vai no e-mail da nota.

Criar uma cobrança avulsa (antes da nota)

1. Na aba Cobranças, clique em + Nova cobrança (aparece só com a conta conectada).
2. Escolha o Tomador. Só aparecem tomadores ativos com CPF ou CNPJ.
3. Se quiser que a nota saia sozinha quando o tomador pagar, marque Emitir a NFS-e quando o pagamento for confirmado e escolha o Serviço da nota.
4. Informe o Valor (mínimo R$ 5,00), o Vencimento (se ficar vazio, vale o prazo padrão da configuração) e a Descrição.
5. Clique em Gerar cobrança.

Emitir a nota quando pagar

Quando a cobrança com essa opção é paga, o sistema cria e envia a nota automaticamente, com o serviço escolhido, o valor da cobrança e a competência igual à data do pagamento. Na lista, a cobrança mostra "NFS-e ao pagar" e, depois da emissão, "(emitida)". A nota passa pelas mesmas validações de uma emissão normal e pode ser rejeitada; confira em Notas emitidas.

Acompanhar e agir nas cobranças

1. Use os filtros Situação (inclui Em aberto), Vencimento de, até e Buscar (tomador, CPF/CNPJ ou descrição) e clique em Filtrar.
2. Em cada linha, use Fatura, PIX ou Linha para enviar ao tomador (PIX e Linha só para cobranças a receber ou vencidas).
3. Clique em Atualizar para buscar a situação no Asaas, ou em Tentar de novo numa cobrança que falhou.
4. Clique em Cancelar para anular uma cobrança a receber, vencida ou com falha. O boleto/PIX deixa de valer.

Quadros e situações

Campos

Configuração

Subconta

Webhook manual

Quando o sistema não consegue registrar o webhook no Asaas, aparece um quadro amarelo com a URL e o Token de autenticação (exibido só naquele momento). Cadastre os dois no painel do Asaas, em Integrações → Webhooks, com todos os eventos de "Cobranças". Você pode tentar de novo pelo botão Registrar webhook de novo. Sem o webhook, a situação de cada cobrança só muda quando você clica em Atualizar.

Quem pode fazer o quê

• Ver a tela: quem tem permissão de cobranças (por exemplo, Dono, Administrador, Operador fiscal, Integrador e Auditor).
• Criar, atualizar e cancelar cobranças: quem pode editar cobranças (Dono, Administrador, Operador fiscal, Integrador).
• Conectar, configurar, desconectar a conta e criar subconta: quem pode editar clientes (Dono e Administrador).

Erros comuns e como resolver

• "A cobrança ainda não está ativa para este cliente." A conta Asaas não foi conectada. Vá à aba Configuração.
• Chave do Asaas inválida. A chave foi digitada errada, é de outro ambiente ou foi revogada. Gere uma nova no Asaas e confira o Ambiente da chave. Veja o erro.
• Não aparece nenhum tomador na nova cobrança. Boleto e PIX exigem CPF ou CNPJ. Complete o cadastro em Tomadores. Veja o erro.
• Vencimento inválido. O vencimento não pode ser anterior a hoje. Veja o erro.
• "Cobrança criada, mas o Asaas recusou: ..." Leia o motivo, corrija (por exemplo, dados do tomador) e clique em Tentar de novo.
• "A cobrança por boleto/PIX não está ativa para este cliente" no detalhe da nota. Conecte a conta em Configuração. O botão Gerar boleto/PIX só aparece em nota autorizada.
• Subconta não liberada. A criação depende de liberação da plataforma; enquanto isso, conecte a conta própria do cliente. Veja o erro.
• Endereço incompleto ao criar a subconta. Complete o endereço em Editar cliente. Veja o erro.
• Subconta já existe no Asaas. Já há uma subconta com esse CPF/CNPJ; o sistema não cria outra para não gerar nova taxa. Fale com o suporte para conectá-la. Veja o erro.
• Desconectei a conta e as cobranças continuam na lista. É o esperado: elas ficam listadas, mas param de ser atualizadas.

Veja também

• Detalhe da nota
• Tomadores
• Serviços
• Painel do escritório
• Webhooks

A lista carrega 50 registros por vez. Use Carregar mais para continuar até o fim. A quantidade carregada não é o total de registros; os totais financeiros continuam abrangendo todas as cobranças do cliente.