Notas recebidas

As NFS-e em que o cliente é tomador e as NF-e em que ele é destinatário, buscadas automaticamente, e a situação dessa busca.

Para: Escritório · Atualizado em 13/10/2026

Para que serve

Notas recebidas mostra as notas que outras empresas emitiram contra o seu cliente, ou seja, as notas em que o cliente é o tomador. Ninguém precisa digitar nada: o sistema busca essas notas sozinho na distribuição de DF-e do ADN (Ambiente de Dados Nacional).

A tela tem duas abas: NFS-e (notas de serviço, descrita neste artigo) e NF-e (notas de mercadoria, modelo 55). A aba NF-e tem lista, filtros, detalhe e manifestação; veja NF-e recebidas e manifestação.

A aba NFS-e tem duas partes:

Situação da busca — todos os clientes: mostra se a busca de cada cliente está funcionando;
a lista de notas recebidas do cliente escolhido (ou de todos os clientes).

Como a busca funciona

O sistema consulta o ADN a cada 5 minutos para cada cliente com certificado.
A consulta usa o certificado digital A1 do cliente. Sem certificado ativo, as notas recebidas não são buscadas.
O ADN entrega os documentos em ordem, numerados pelo NSU. O sistema guarda o último NSU recebido e, na próxima vez, continua de onde parou. Assim nenhuma nota é baixada duas vezes nem fica para trás.
As notas recebidas entram também no Fechamento mensal, na aba Recebidas.

Passo a passo

Ver as notas recebidas

No menu, abra Notas → Recebidas. A tela abre na aba NFS-e; para as notas de mercadoria, clique na aba NF-e.
No filtro Cliente do topo, deixe Todos os clientes para ver as notas de todos os clientes que você acessa (as mais recentes primeiro, com Carregar mais para continuar), ou escolha um cliente. Você também pode clicar num cliente na tabela de situação para escolhê-lo.
Se quiser, escolha a Competência para ver só as notas daquele mês.
Clique em abrir, na coluna XML, para ver o arquivo oficial da nota.

Buscar agora

A busca já roda sozinha. Use Buscar agora quando quiser antecipar, por exemplo logo depois de cadastrar o certificado.

Escolha um cliente no filtro Cliente (com Todos os clientes o botão não aparece).
Clique em Buscar agora.
Aguarde: a tela acompanha a busca por até um minuto e mostra o resultado (por exemplo, "Em dia: Busca em dia. (3 documento(s) novo(s))").

Acompanhar a situação da busca

Na tabela Situação da busca — todos os clientes, a opção Só com problema vem marcada. Desmarque para ver todos os clientes.
Os selos no topo contam quantos clientes estão em cada situação.
Leia a coluna Detalhe para saber o motivo de cada problema.

Situações da busca

Situação	O que significa	O que fazer
Em dia	A última busca deu certo.	Nada.
Aguardando 1ª busca	O cliente ainda não teve nenhuma busca.	Aguarde alguns minutos ou use Buscar agora.
Sem certificado	O cliente não tem certificado ativo; as notas não são buscadas.	Envie o certificado em Certificado A1.
Certificado inválido	O certificado do cliente não pôde ser usado na consulta; o motivo aparece em Detalhe.	Envie um certificado válido.
Falha recente	A última tentativa falhou, mas houve sucesso nas últimas 24 horas.	Normalmente se resolve sozinho na próxima busca.
Atrasada (+24 h)	Nenhuma busca deu certo nas últimas 24 horas.	Veja o detalhe; confira o certificado e tente Buscar agora.

Quando a busca de um cliente fica atrasada, Donos e Administradores recebem um e-mail de alerta (pode ser desligado em Notificações, opção "Busca de notas recebidas parada"). O Painel do escritório também mostra esse problema como pendência.

Colunas

Coluna	O que significa
Cliente	Só com Todos os clientes: a qual cliente a nota pertence.
Nº	Número da nota recebida.
Emissão	Data em que o prestador emitiu a nota.
Competência	Mês do serviço (competência).
Prestador	Nome e CPF/CNPJ de quem emitiu a nota.
Valor	Valor dos serviços.
ISS	Valor do ISS. "retido" indica ISS retido: o cliente, como tomador, deve recolher esse imposto.
XML	Link para abrir o arquivo da nota.

Na tabela de situação: Último sucesso é a data da última busca que deu certo; Recebidas é quantas notas de terceiros o cliente já recebeu; abaixo do nome aparece o ambiente (produção ou homologação).

Quem vê esta tela

Quem tem permissão de ver notas recebidas (Dono, Administrador, Operador fiscal, Integrador e Auditor). O botão Buscar agora só aparece para quem pode emitir notas. O contador vê as notas recebidas dos clientes liberados no portal dele.

Erros comuns e como resolver

"Buscar agora" está apagado. O cliente está Sem certificado. Envie o certificado primeiro.
O botão "Buscar agora" não aparece. Você está em Todos os clientes ou não tem permissão de emitir. Escolha um cliente no filtro.
Sei que uma nota foi emitida contra o cliente e ela não aparece. A nota pode estar numa competência diferente da filtrada; limpe a Competência. Confira também se a situação da busca está Em dia. A distribuição depende do Ambiente Nacional, e notas de municípios que não usam o padrão nacional podem não estar lá.
"Sem resposta ainda — atualize em instantes." A busca foi pedida, mas não terminou em um minuto. Recarregue a página depois.
Competência inválida. Veja o erro.

Veja também

Termos usados

DF-e: Documentos fiscais eletrônicos distribuídos pelo ADN — aqui, as notas em que o cliente é tomador.
ADN: Ambiente de Dados Nacional: base oficial que distribui as notas e os parâmetros dos municípios.
NSU: Número Sequencial Único: a posição de cada documento na fila de distribuição (ADN, nas NFS-e; SEFAZ, nas NF-e).
Tomador: Quem contrata e recebe o serviço — a pessoa ou empresa para quem a nota é emitida.
Prestador: Quem presta o serviço e emite a nota. No sistema, é o cliente do escritório.
Certificado digital A1: Arquivo (.pfx ou .p12, com senha) que identifica o CNPJ ou CPF e assina as notas.
NFS-e: Nota Fiscal de Serviço eletrônica: o documento fiscal que comprova a prestação de um serviço.
Competência: Mês (ou data) a que o serviço se refere, para fins de imposto.
ISS retido: Quando o tomador desconta o ISS do pagamento e recolhe ele mesmo à prefeitura.
Homologação: Ambiente de testes oficial (produção restrita): as notas emitidas nele não têm valor fiscal.
Produção: Ambiente oficial: as notas emitidas nele têm valor fiscal.
Fechamento mensal: Pacote do mês com as notas emitidas e recebidas, para a contabilidade.
NF-e (modelo 55): Nota fiscal eletrônica de mercadorias (modelo 55), autorizada pela SEFAZ do estado do emitente.
Manifestação do destinatário: Resposta do destinatário de uma NF-e à SEFAZ: ciência, confirmação, desconhecimento ou operação não realizada.

Mais em Financeiro e fechamento

DashboardVisão rápida das notas emitidas no período, com valor faturado, ISS, situação das notas e principais tomadores.
Painel do escritórioTodos os clientes numa tela, com o que pede atenção (pendências) e os números do mês por competência.
Contas a receberCobrar os tomadores por boleto, PIX ou cartão pelo Asaas, com cobrança por nota, cobrança avulsa e emissão da nota quando o pagamento confirmar.
Fechamento (contabilidade)Notas emitidas e recebidas por competência, com ISS e retenções, o pacote do mês para download e os envios automáticos ao cliente e ao contador.
NF-e recebidas e manifestaçãoComo ligar a busca das NF-e (notas de mercadoria) em que o cliente é destinatário, o que cada manifestação significa, prazos e erros comuns.
RelatóriosServiços prestados por competência, com ISS e retenções, exportação em CSV e download em lote do XML e PDF das notas.