NFS-e: quem pode emitir pelo sistema

Para que serve

Nem todo cliente consegue emitir NFS-e pelo sistema. Depende do certificado, do regime tributário e do município. Este artigo mostra as regras e o que fazer quando o sistema avisa que o cliente não pode emitir por aqui.

O certificado: A1 do próprio prestador

• A nota é assinada com o certificado digital A1 da ICP-Brasil do próprio prestador: o CNPJ (ou CPF) do cliente que emite. Não existe procuração nem certificado de terceiro (como o do escritório) para assinar no lugar dele.
• O certificado A3 (token ou cartão) não é suportado: o padrão nacional exige o certificado do prestador e o sistema assina com o arquivo A1 (.pfx ou .p12) enviado na tela do cliente. Veja o PDF de perguntas e respostas da FAQ do portal NFS-e (gov.br), itens 17.7 e 28.1.
• Sem certificado A1 válido, o quadro Pronto para emitir mostra o item "Certificado digital A1" em vermelho.

Quem emite em cada caso

• MEI e Simples Nacional emitem pelo padrão nacional em todos os municípios e nunca veem esse aviso. Para o Simples, a emissão pelo Emissor Nacional passa a ser obrigatória a partir de 01/11/2026 (Resoluções CGSN 189 e 191, de 2026).
• Lucro Presumido e Lucro Real: alguns municípios mantêm sistema próprio e só compartilham as notas com o ADN, ou exigem que a prefeitura habilite o prestador no cadastro do município (CNC). Nesses casos a Sefin Nacional costuma recusar a nota (E0016 se o município não aderiu ao ambiente nacional, E0084 se o prestador não foi habilitado).
• Não é um bloqueio. A situação do município pode estar desatualizada, ou ele pode autorizar casos específicos. Por isso o sistema avisa e pede a sua confirmação, uma vez por cliente, antes de emitir.
• De onde vem a informação. A fonte principal é a consulta ao convênio do município no ADN (a mesma do item "Município no Sistema Nacional"). Se o ADN estiver indisponível, o sistema usa a planilha oficial de municípios aderentes do portal NFS-e (28/09/2026). O aviso diz qual fonte foi usada e a data.

Como funciona a confirmação

1. Ao emitir (nota avulsa, por cadastros, lote ou nova regra de emissão automática) para um cliente Lucro Presumido ou Lucro Real em um município assim, aparece a janela Este município pode recusar a nota, com o município, o regime, a fonte e o risco. Nada é criado nem numerado até você decidir.
2. Confirmo, emitir assim mesmo registra a confirmação do cliente (quem confirmou, quando, município e situação) e segue com a emissão.
3. As próximas notas desse cliente não pedem de novo, enquanto o município do cliente e a situação dele não mudarem. Se o cliente mudar de município, ou a situação mudar (por exemplo, o município deixar de aderir ao ambiente nacional), a confirmação antiga deixa de valer e o aviso volta.
4. A emissão automática (agendamentos e cobrança) não é interrompida por falta de confirmação: ela segue e o sistema registra o aviso. Por isso confirme o cliente antes de criar a regra.

Como saber antes da primeira nota

1. Abra Cadastros → Clientes e clique no cliente.
2. No quadro Pronto para emitir, procure o item Emissor Nacional neste município. Ele aparece em amarelo: "Pendente de confirmação" ou "Confirmado em … por …".
3. Use Confirmar para confirmar de antemão, ou Revogar para voltar a pedir a confirmação na próxima emissão.

O que fazer quando a nota é recusada

1. Emita pelo sistema da prefeitura. Nesses municípios o sistema municipal é o caminho oficial para Lucro Presumido e Lucro Real, e ele compartilha as notas com o ambiente nacional.
2. Peça a habilitação. Se a recusa for E0084, a prefeitura precisa habilitar o prestador no CNC (veja Como começar a emitir).
3. Confira o regime e o município. Se o cliente é, na verdade, Simples Nacional ou MEI, corrija em Editar cliente → Regime tributário, informando a partir de qual competência vale. O município que vale é o do endereço do prestador no cadastro.
4. Revogue a confirmação se não quiser mais emitir assim.